¿Qué es Administración? - Historia de la Administración - Organización Lucrativa y No Lucrativa

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?
Antecedentes Históricos:

Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible para ello ha utilizado en cierto grado a la administración
Para aprender el significaco de administración es necesario efectuar una breve revisión historica de las relaciones de trabajo.


1. Época Primitiva: en esta época los miembros de la tribu trabajaban en actividades como la caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían autoridad para la toma de decisiones de mayor importancia, así se identifica o se empieza a ver el tema de administración o trabajo den equipo, como la reunión o asociación de esfuerzos para lograr u obtener un fin determinado.


2. Periodo Agrícola: se caracterizo por la aparicion de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevalecio la división del trabajo por edad y sexo. Se asentuo la organización social de tipo patriarcal.

El crecimiento demografico obligo a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y en consecuencia a mejorar la aplicación de la administración.

3. Antigüedad Grecolatina: la administración se caracterizo por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo carecia de derechos y se le ocupaban en cualquier labor de producción.
Esta forma de organización fue en gran parte la causa de la caida del imperio romano. El desarrollo del comercio en gran escala origino que la economia familiar se convirtiera en economia de cuidad.

4.Revolución industrial: esta epoca se caracterizo por la aparicion de diversos inventos y descubrimientos por ejemplo la maquina de vapor mismos que participaron en el desarrollo industrial.

Todos estos factores provocaron la aparicion de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarian la administración científica y la madure de las disciplinas administrativas.

5. Siglo XX: se caracteriza por una gran desarrollo tecnológico e industrial y consecuentemente, por la consolidación de la administración a principios de este siglo surge la administración científica.
La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa ya que a traves de aquella se logra la obtención de eficiencia, la optimizacion de los recursos y la simplificación del trabajo.

Definición de Organización.

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar:

1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.

2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.

3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.

Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a fin de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función.

Importancia de la Organización.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

Características de la Organización.

1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas.

2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.

4- Estructura especializada no oficiales: Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

5- Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones: Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

6- Tamaño: Va depender del número de participantes y dependencias

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LIBRO RECOMENDADO SOBRE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL:


LA GESTION ESTRATEGICA ORGANIZACIONAL. UNA GUIA PRACTIVA PARA EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

Autor: Jorge Eliecer Prieto Herrera

TODOS TENEMOS UNA MISION EN LA VIDA Y LO TENEMOS CLARO, DE ESTA MISMA FORMA ENCONTRARAS QUE LA MISION DE CUALQUIER EMPRESA ES VITAL PARA EL DESARROLLLO DE LA MISMA:

A continuación hallaras la definición de MISION, y sus componentes para poder así comprender la razón de ser de cualquier compañía, y también como puedes elaborar la tuya o la de tu empresa Misión:


Definir cual es el negocio que tengo constituido, lo cual significa hacer una declaración duradera de lo que es la empresa. Los principales componentes de una misión son:


1. Clientes:
¿ Quines son los clientes de la empresa?
2. Productos y servicios:
¿Cuáles son mis productos y servicios?
3. Geográficamente:
¿Dónde compite la empresa, en que lugar?
4. Tecnología:
¿Esta la empresa actualizada en el aspecto tecnológico?
5. Interés del crecimiento, sostenibilidad, y rentabilidad:
¿Esta comprometida?
6. Filosofía:
Valores
7. Concepto propio:
¿Cuál es la capacidad distintiva y mayor ventaja competitiva?
8. Preocupación por la imagen pública:
¿Es la empresa sensible a las inquietudes sociales comunitarias y ambientales?
9. Interés en los empleados:
¿Son los empleados un activo valioso de la empresa?
Con los anteriores componentes será mucho más fácil y dinámica la elaboración de tu Misión.


Visión - Objetivos - Estrategias

Visión
Es declarar a largo plazo un sueño de la empresa es un retó
Visión
Hacer de TU DELEITE una empresa líder en servicio y calidad de sus productos, logrando un posicionamiento a nivel nacional con recordación y nombre en el término de cinco años.

Estar a la vanguardia con tecnología de punta en el termino de tres años logrando así un crecimiento de utilidades, calidad imagen y desarrollo humano para satisfacer por completo las necesidades de nuestros clientes ya que ellos son nuestra razón de ser.
Objetivos
Son los resultados generales y específicos que pretende alcanzar una generación por medio del cumplimiento de su misión básicos establecen un curso ayuda a la futura evaluación se produce sinergia revelan prioridades y sientan todas las bases del sistema operativo.
Se inicia con una acción
Ser coherentes
Medir
Razonables


OBJETIVOS TU DELEITE

OBJETIVOS GENERALES:
Ganar participación en el mercado ante la competencia.
Diversificar nuestras posibilidades de venta a nivel nacional.
Valorar las tendencias más actuales en cuanto a hábitos alimenticios se refiere.
Crear una cultura de calidad y calidez de estándares de servicio, incrementando el índice de satisfacción en nuestros clientes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Ofrecer una excelente calidad de nuestros productos y en los servicios prestados y así fidelizar a nuestros clientes fomentando su atención e involucrándolos en todas nuestras promociones.
Garantizar que la innovación de nuestros productos sea conocida oportunamente por nuestros Clientes.
Establecer productos para cada segmento del mercado.

Estrategias
Son todas las acciones y herramientas para alcanzar los objetivos

ESTRATEGIAS TU DELEITE
Ofrecer valores agregados a nuestros Clientes como lanzamiento de nuevos productos en fechas especiales, actividades de entretenimiento mensuales para llegar a ser notablemente diferenciales con nuestra competencia.

Crear una página Web donde publicaremos nuestros eventos y productos, en un plazo máximo de dos años.

Estar informados de las últimas tendencias, según encuestas y otros medios de sondeo a nivel nacional mensualmente.

Capacitar e incentivar a los empleados continuamente inculcando el sentido de pertenencia, compromiso y amabilidad para que sean aplicados día a día, realizando productos estandarizados y de buena calidad, para conservar la fidelidad de nuestros Clientes.

Enviar un obsequio de nuestro producto el día de su cumpleaños a nuestros Clientes, manteniéndolo informado a través de las estrategias de mercado, como envío de volantes y publicación en la página de Internet, y crear una base de datos de Clientes con el fin de ofrecer nuestros nuevos productos.

Tener en cuenta siempre las preferencias alegres de los niños, la delicadeza y vanidad de las mujeres, y los gustos fuertes de los hombres.

Asesoramiento personal a los Clientes en el punto de venta y realizar estudios de mercado con el fin de conocer las necesidades de cada Cliente, a través de encuestas.

Realizar promociones atractivas para nuestros clientes como happy hour, 2x1 entre otras, en fechas especiales o en los eventos organizados por Tu Deleite.

Incentivar la participación de los empleados en las decisiones de la Compañía, indagando a cada uno de ellos para saber cuales son las preferencias y desacuerdos de nuestros clientes ya que nadie mas que ellos quienes tienen el contacto directo con ellos.

Políticas
Son pautas que facilitan la toma de decisiones son una guía para los que integran la organización para actuar de manera similar en las diferentes situaciones.

POLÍTICAS TU DELEITE
Cumplir con las Normas que establece la Ley para las actividades que desarrolla nuestra Organización, por ejemplo, Registro Invima.

Reinvertir las utilidades en el Negocio para obtener crecimiento y expansión.

Contribuir con los buenos hábitos alimenticios de nuestros Clientes incluyendo dentro de nuestros insumos; productos que ofrezcan beneficios nutricionales.
Contribuir a la generación de empleos de los medianos productores colombianos a través de compra de insumos que ellos comercializan.
Adquirir productos cien por ciento colombianos.
Velar siempre por el confort, higiene y buena presentación del establecimiento y del personal.
Quien aspire a desempeñar un cargo en la organización debe acompañar los siguientes documentos:

Hoja de Vida
Cedula de ciudadanía
Certificado del ultimo empleador con quien haya trabajado en que conste el tiempo de servicio
Pasado judicial
Certificado de Estudios
Referencias personales y familiares
Examen medico.

Influencia de poder

FUENTES DE PODER
PODER RECOMPENSA:
se presenta cuando una persona (la influyente) tiene la capacidad para otorgar beneficios o recompensas a la otra (la influida) para cumplir con unas actividades.



PODER COHERCITIVO: capacidad y facultad del influyente para castigar.
PODER LEGITIMO: poder legalmente establecido por una posición en la organización.
PODER DE EXPERIENCIA se basa en la percepción o creencia de que quien influye posee cierta pericia, destreza, conocimiento o habilidades especiales de los que el influido acrece.
PODER REFERENCIAL: es el deseo de la persona influida de identificarse con la persona influyente o imitarla.
MOTIVACIÓN
Es la disposición para ejercer altos niveles de esfuerzo para el logro de objetivos organizacionales, condicionado por la habilidad del esfuerzo por satisfacer algunas necesidades individuales.


Teoría motivación de las necesidades
(Maslow y su teoría de las necesidades humanas)



Políticas - Procedimientos - Reaglas - Programas - Proyectos

POLÍTICAS
Son pautas que las organizaciones utilizan para facilitar la toma de decisiones por parte de los gerentes y empleados, esta herramienta garantiaza que todas las personas actúen de una forma similar en diferentes situaciones, tales como respeto entre compañeros, el ingreso a trabajar, etc.
PROCEDIMIENTOS
Son una guía que detallan lineamientos que se deben de llevar a cabo siempre para actuar frente a determinada actividad, son de mucha importancia para las organizaciones por lo cual se debe describir la secuencia que tiene cada uno de los pasos involucrados en este proceso.

REGLAS
Las organizaciones crean este tipo de ordenes permanentes, ya que estas informan las medidas a tomar en determinada situación, son previamente establecidas por la organización.

PROGRAMAS
Son planes que se utilizan una sola vez, por parte de la organización, cubriendo una serie de actividades, en estos se describe los pasos que se requieren para alcanzar el objetivo planteado para esta, en un programa es importante que se tenga titulo de la actividad, fecha, hora, detalle y responsable de la activad propuesta por la organización.

Presupuesto - Plan de Negocio - Organización - Organigrama

PRESUPUESTO
Son planes que establecen continuamente los recursos para alcanzar cualquier tipo de proyecto para lograr esto debemos tener claro lo siguiente:


1. ¿qué son costos fijos?: son los arriendos los servicios públicos sueldos etc
2. ¿qué son costos variables?: son todos equipos de oficina electrodomésticos etc
3. ¿qué son los costos de materia prima?: son todos aquellos que debo comprar para la realización de mi producto como huevo, leche, azúcar,

PLAN DE NEGOCIO

Es generalizar en de talle toda la empresa es el como, cuando y el para que hicimos nuestro plan de negocio, dentro del cual debemos colocar minuciosa mente todo lo que tuvimos en cuenta para realizar la organización como:


1. resumen ejecutivo: idea del proyecto general
2. visión: declaración de un sueño alargo plazo de la empresa
3. descripción legal de la empresa: que clase de empresa es Ltda., S.A
4. descripción de quienes son los dueños: nombres de quienes la conforman
5. descripción del producto o servicio que voy a ofrecer: tener claro cual es mi razón social
6. descripción de la proyección de negocio : cuanto plazo requiere para su proyecto
7. descripción del mercado: tamaño, precio, y estrategias a tener en cuenta dentro de mi organización.
8. descripción de operaciones dentro de la organización: manual de funciones
9. quienes son los proveedores: a quienes les voy a comprar los insumos para la realización de mi materia prima
10. descripción del personal con el cual va arrancar la empresa: con cuantas personas realmente cuenta y en que funciones
11. fuente de capital: de donde sale los recursos para colocar en marcha la empresa.

ORGANIZACIÓN

Es la distribución para alcanzar objetivos estratégicos es mirar como esta definida la organización es una herramienta que nos permite administrar los recursos esta a su vez nos permite replantear para lograr un mejoramiento continuo, dentro de esta encontramos lo siguiente:



1. ORGANIZACIÓN FORMAL: es aquella que se establece a través de un organigrama, manual de funciones el cual esta definido o estructurado por los gerentes de la empresa
2. ORGANIZACIÓN INFORMAL: es aquella que se forma del querer de cada uno de nosotros es el donde quiero estar y con quien

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la manera de dividir organizar y controlar las actividades de la organización constituye la arquitectura el formato que asegura la división de las actividades

ORGANIGRAMA
Representación grafica y estática de la versión oficial de la empresa estableciendo la red oficial de autoridad formal entre todos los componentes de la jerarquía existentes dentro de la organización.


1. ESTRUCTURA FUNCIONAL: agrupación de personas que poseen habilidades similares y ejecutan tareas parecidas compartiendo destrezas y responsabilidades
2. ESTRUCTURA POR PRODUCTO: agrupación de puestos de trabajo y actividades que se ocupan de un solo producto o servicio identificando claramente costos y utilidades del producto
3. ESTRUCTURA POR CLIENTE: agrupación de actividades con el fin de ser útil al cliente
4. ESTRUCTURA GEOGRAFICA: es la que se en carga de distribuir el trabajo en diferentes secciones en el área geográfica en el que se desempeña teniendo en cuenta la agrupación de puestos y actividades de trabajo.

Ejemp.

Comunicación - Motivación - Control

COMUNICACIÓN
Comunicar significa volver algo, común.

Comunicación es la transmisión y comprensión de información utilizando símbolos verbales y no verbales.

Planeación del Mensaje

¿Cuál es el objetivo del mensaje?
¿Quién recibirá el mensaje? Conocer el tipo de gente a quién se va a dirigir.
¿Cómo enviará el mensaje? Audiovisual, escrita, oral. Transmisión adecuada y verificar si el mensaje llega de la forma correcta.
¿Cuándo se transmitirá el mensaje? Tener en cuenta la disponibilidad del auditorio y que sea en horarios apropiados.
¿Dónde transmitir el mensaje?

Tener siempre en cuenta que estamos tratando con SERES HUMANOS.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

Intervienen las siguientes partes:

1. Fuente: Es el lugar de donde emana la información o los datos.
2. Emisor: Es quien envía el mensaje.
3. Codificación: Traducción de ideas en símbolos sea el idioma que sea amigable para el receptor.
4. Mensaje: Es el contenido de la información.
5. Canal: Es el medio de comunicación entre el emisor y el receptor.
6. Decodificación: La interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Cada uno es diferente.
7. Receptor: Quien recibe el mensaje.
8. Ruido: Todo lo que signifique distorsión para el mensaje.
9. Retroalimentación: Es el retorno de la comunicación positiva o negativa.

TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES:

1. Comunicación Descendente: Desde el jefe hacia sus empleados.
2. Comunicación Ascendente: Desde los empleados, genera participación y compromiso.
3. Comunicación Horizontal: Necesaria para la adecuada interacción entre los subsistemas de un sistema.
4. Comunicación Diagonal: En términos de tiempo es más efectiva, pero puede generar inconformismos.
5. Comunicación Informal: Son las que NO siguen la cadena formal de mando.

ESTILOS GERENCIALES:

1. Gerentes Autocráticos: Ellos son los productores, emisores de la comunicación. También se les llama tiranos o dictadores.
2. Gerentes Pasivos: La comunicación es mínima y terminan por lo general, haciendo todo o lo que es peor obteniendo cero resultados.
3. Gerentes Líder: Son innovadores para comunicar muy conocedores de su trabajo, manejan la comunicación verbal y no verbal y generan compromiso y entusiasmo con sus mensajes.

PROCESO DE TRANSMISION DE MENSAJES ORALES:

Generar confianza: Saber decir las cosas.
Definir y transmitir el objetivo de la comunicación.
Influir: Sea claro, informe el resultado que espera, dé instrucciones, fije plazo y responsable.
Informar: Comunique el mensaje y asegúrese de tener pruebas de la retroalimentación.
Expresar emociones: Si va a expresar o generar, piense en el momento y ambiente propicio.
Verifique el entendimiento: PARAFRASIS: Hacer que el receptor genere la misma información recibida, adicionalmente, se debe tener pruebas de la retroalimentación.
Lograr un compromiso y hacer seguimiento: Cerciorese por medio de control de fomento al avance, concurrente y retroalimentario.

TIPOS DE COMUNICACIÓN:

1. COMUNICACIÓN VERBAL
2. COMUNICACIÓN NO VERBAL: Posturas del cuerpo, expresiones faciales o movimientos corporales.

BARRERAS DE COMUNICACIÓN:

Marco de referencia y escucha selectiva: Emisor y receptor difiere por sus valores o necesidades.
Credibilidad de la fuente: Confianza en el emisor.
Problemas semánticos: Las mismas palabras pueden tener diferente significado para quienes las escuchan.
Filtraje: Manipular la información para que el receptor la considere positiva.
Lenguaje interno: Jerga técnica (Bypass gástrico)
Diferencia de status: Como es mi jefe, no contradigo nada.
Conducta proxémica: Uso del espacio individual al comunicar.
Presiones de tiempo: Prisa o urgencia por comunicar (Deficiencia)
Sobrecarga comunicacional: La intranet de las empresas o el exceso de datos para tomar una decisión en cambio de ser información gerencial.

MOTIVACIÓN
Es lograr que alguien tenga deseos de hacer algo.

Tipología de cualquier dirigente:

1. Despreocupados o Burócratas: No les interesan los empleados ni los objetivos.
2. Tirano – Autócratas – Director
3. Demócratas – Demagogos: Quienes dan ideas que son irreales.
4. Líder: Persona que logra los objetivos sin olvidarse de su talento humano.

Poder:
Capacidad de influenciar a otra, sin tener un cargo en el medio (Influencia Positiva)
Autoridad:
Cuando le asignan una tarea porque hay un cargo.

EXPERIENCIA: La persona que por sus conocimientos influye a otros.
REFERENCIA: Determinado por el querer ser como alguien.
RECOMPENSA: Es en el que el influyente tiene algo que al influido le puede interesar.
MOTIVACION: Es lograr que las demás personas canalicen con todas sus energías el cumplimiento de unos objetivos comunes (Dando todo su esfuerzo)

TEORIA DE LAS NECESIDADES

Se resumen en 6 pasos:

1. Necesidad: Es el estado interno que hace que ciertos efectos parezcan atractivos.
2. Tensión
3. Impulso
4. Acción o Actividad
5. Necesidad Satisfecha
6. Aumento de tensión o disminución de tensión

TEORIA DE LA PIRAMIDE DE MASLOW

5. Necesidades Básicas (Fisiológicas) Alimentación, Salud, Sexual.
4. Necesidades de Seguridad: Respeto Físico y Emocional.
3. Necesidades Sociales: Afecto, Pertenencia, Aceptación.
2. Necesidades de Estima: (Interno) Status, reconocimiento, logros personales.
1. Necesidades de Autorrealización.

CONTROL
Tipos de Control:

Duración: Corto Plazo, Mediano Plazo y Largo Plazo
Tiempo: Fomento al avance, Concurrente y Retroalimentario

Pasos:

1. Establecer objetivos.
2. Definir estándares: En el tiempo o en cantidad.
3. Medir: Comparar el resultado con lo planeado.
4. Retroalimentar: Tomar decisiones como capacitación.

Controlar un proceso que conlleva a garantizar antes, durante y después de las actividades la obtención de resultados positivos.

Por su tiempo:

Fomento al Avance: Se realiza antes de una actividad.
Concurrente: Se realiza durante la actividad. Ayuda a formar decisiones antes de..
Retroalimentario: Se realiza después de una actividad.

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